¡¡SABER COMUNICAR!!

¡Saber comunicar! ¡Qué maravilla cuando nos topamos con alguien que tiene esta capacidad! Pienso que “Comunicación interpersonal” tiene que ser una asignatura impartida en la escuela y la Universidad. Que toda persona candidata a ocupar un cargo en el que dependan otras personas de ella, debe demostrar esta capacidad. O en su defecto, la empresa debe formarla en este sentido.

Hay una idea de la Programación Neurolingüística que me encanta: “El mapa no es el territorio”. Es decir, la manera como yo interpreto la realidad no tiene porqué coincidir con la realidad misma. A esto se le añade que cada individuo tiene su propio mapa del territorio. Esto quiere decir que la comunicación interpersonal es más complicada de lo que podamos pensar a priori.

¿Cómo puedo comunicar lo que tengo en la cabeza, mis ideas a los demás? Creo que éste es el gran qué que toda persona que dirige equipos humanos debe tener muy presente. Esta es una de las grandes responsabilidades que debe asumir.

Si lo que queremos es que los demás hagan exactamente aquello que queremos que hagan, debemos ser muy claros. Para ello debemos, ante todo, tenerlo muy claro nosotros. Seguidamente debemos ser capaces de decir qué queremos de manera breve y con un lenguaje concreto y específico. Si hay algo que no queremos de ninguna de las maneras, decirlo también. Evitar andarse por las ramas, divagar… ¡Digamos lo estrictamente necesario y punto! ¡Cuanta menos cantidad de frases usemos, más fácil será de recordar! Para finalizar, pedir retroalimentación a la otra persona o personas para asegurarnos que aquello que hemos dicho ha sido entendido “perfectamente”. Si no es así tenemos la oportunidad para mejorar la comunicación. (Por otra parte podemos pedir a la otra persona que se lo apunte para no olvidarlo.)

Muchas de las tensiones entre jefes y subordinados o entre miembros de un equipo proceden de no confirmar que lo que se ha dicho ha sido entendido por igual. ¡No es poco habitual que los mandos piensen que sus subordinados son intelectualmente limitados o que, directamente, les están boicoteando! La realidad, en muchos casos, es más sencilla. O el jefe no se ha sabido explicar o no se ha tomado la molestia de comprobar que aquello que cree haber dicho ha sido entendido en el mismo sentido por aquellos que escuchan. Lo repito una vez más: Cada individuo tiene su “mapa” e interpreta lo que se le dice según su propio “mapa”.

Comunicar lo que tenemos en nuestra cabeza a los demás es una habilidad que, en los casos más positivamente significativos, ha permitido hacer avanzar al mundo. 

Hay una serie de factores importantes de considerar a la hora de comunicarnos son: 

1. La audiencia. ¿Quién es nuestro público? ¿Qué espera que le digamos?

2. La información necesaria. ¿Qué información debo transmitir? ¿Qué información necesito?

3. El tiempo ¿cuál es el mejor momento para dar esta información? ¿Con qué frecuencia?

4. El método, ¿cuál es el más adecuado?

De entre todos los métodos existentes, ¿cuál es el más idóneo? Evidentemente considerarás que cada uno es adecuado para momentos diferentes pero los más utilizados son los siguientes:

MÉTODOS	DESCRIPCIÓN
Reuniones	Lo importante es que los aspectos a tratar estén detallados en una agenda.
Presentaciones personales	Permite que la audiencia haga preguntas al momento.
Informes y memos	Fáciles de hacer. Muy impersonales y corren el riesgo de ser mal interpretados si no están suficientemente claros.
Juntas	Lo bueno es que todo el mundo se entera a la vez, pero se debe buscar el lugar adecuado.
Revista de la empresa (Newsletter)	Rápido y cómodo pero se corre el riesgo de que haya quien no lo lea.
Videos	Es una forma semipersonal. Permite involucrar más al personal, pero resulta cara su producción.
Correos electrónicos	Baratos, modernos y con la ventaja de poder enviarlos a varias personas al mismo tiempo. Pero hay que tener cuidado de que no se pierdan los mensajes importantes entre todos los demás.
Otros métodos	Por ejemplo las vídeo conferencias....

Hasta ahora hemos estudiado cómo recoger información, cómo analizar esa información, cómo comunicar esa información pero no hemos tratado el aspecto estético de la misma, ¿cómo presentarla para hacerla más creíble?. Hay una serie de aspectos que indudablemente mejoran esta apariencia

1.   Las palabras que utilicemos, debemos emplear un lenguaje claro y conciso.

2.  Las imágenes. Son importantes para captar la atención de nuestra audiencia.

3.   Los gráficos, Los gráficos de barras resultan por ejemplo muy útiles para establecer comparativas, de columnas, de tartas. Incluso resultan de tremenda utilidad los denominados de GANNT que relaciona las actividades a realizar con los tiempos en que deben haberse finalizado.

4.  Un modelo, una copia o un ejemplo. Algo con lo que poder probar. Si se puede oler, tocar o ver tendrá mucha más credibilidad y será más efectivo. 

¡Pongamos nuestro grano de arena!